VOL.04/25 – 如何避免会议成为“时间杀手”

从20/04/25期沙棠思享会线上沙龙中，关于如何避免会议成为“时间杀手”，我们收获了很多观点和经验，基于此，我们总结了一份《高效会议最佳实践》

甄别是否需要组织会议

在决定是否组织会议之前，可以先根据事件的性质、相关方等等不同维度考量是否必要，一般来说，我们认为当一个事情需要多方协助，并且需要一个正式场景下进行同步沟通时，才会组织会议，其他的情况完全可以使用更高效的“点对点”沟通方式来解决。

会议前：明确相关信息

一旦确定需要组织会议，发起人需要在会议开始前，筛选参会人，尽量避免关联性不强的人员参与，并明确相关信息，包括：会议主题、议题、背景、时间地点，并确保参会人提前收到相关的材料并做思考和准备。具体内容可参考《会议通知模板》。

会议中的时间控制

会议组织者应当下意识的控制会议时间，比如准时的会议开始结束，会议讨论阶段，每人每次陈述、发言时间建议不超过1分钟，尽量做到快问快答（可视具体情况而定，也可借助沙漏、闹铃等辅助工具），养成会议过程中高效的沟通文化。

会议中的话题控制

在会议讨论过程中，实时注意整个会议的沟通重点落在会议主题和议题上，否则容易出现对某个话题的过多发散，或者是参会人在某一问题上过多纠结，此时需要会议组织者及时纠正，如果识别出对方的表达内容与当前会议主题、议题关联不大，可以适时打断并引导其回到主题；意见不同时，引导对方重点阐释自己的解决方案，而不是只说“不”。

会议后跟进实践

会议正式结束前，增加小环节，由相关人再次与大家同步自己接下来要做的事情和时间节点，明确会议的产出跟进事项，确保所有人都明确下一步动作。

会议正式结束后，除发送会议纪要外，还需同步各方的跟进事项与节点，根据不同公司内部的写作工具不同，可自由选择，比如通过OA系统、邮件等进行同步，并且针对当前会议的实际内容，约定在某个时间节点，再次同步一次各项事件进展。

具体跟进同步模板，可以参考《会议纪要与跟进任务模板》